Guía
Control de inventarios: por qué el sistema no cuadra con el físico y cómo corregirlo
Altza Labs · Última actualización: 11 de septiembre de 2026
El control de inventarios es la forma en que una empresa sabe cuánto tiene, dónde está y qué se movió, y la confirmación de que lo que dice el sistema coincide con lo que hay en el anaquel. En muchas empresas esa coincidencia no existe: el sistema marca una cantidad, el conteo encuentra otra y alguien ajusta a mano al cierre del mes. El ERP registra existencias, pero los movimientos del almacén llegan a él en requisiciones de papel y hojas de Excel, tarde y capturados dos veces.
Esta guía explica qué es el control de inventarios, por qué aparecen las diferencias entre el sistema y el físico y qué debe registrarse para que dejen de repetirse.
¿Qué es el control de inventarios?
Definición
El control de inventarios es el conjunto de registros y revisiones que permiten saber, en todo momento, cuánto hay de cada artículo, en qué ubicación, y qué entradas y salidas lo modificaron, y comprobar que esa información coincide con lo que existe físicamente.
Conviene separar dos inventarios que deberían ser el mismo:
- Inventario físico: lo que hay en el almacén cuando alguien lo cuenta.
- Inventario en sistema: lo que dice el ERP, el kardex o la hoja de cálculo, según los movimientos registrados.
El kardex es el registro de cada artículo con sus entradas, salidas y existencia resultante. Cuando un movimiento no llega al kardex, el inventario en sistema deja de representar al físico.
Las normas contables mexicanas tratan los inventarios en la NIF C-4, que los define como los bienes adquiridos o producidos que se mantienen para su venta o para incorporarse al ciclo productivo.
Métodos como ABC o PEPS sirven para priorizar y valuar el inventario. Esta guía trata de algo previo: que el registro sea verdadero.
Por qué el inventario del sistema no coincide con el físico
La mayoría de las diferencias de inventario no se originan en el conteo. Se originan antes, en un movimiento que ocurrió sin su registro. Cada tipo de movimiento deja un tipo de diferencia.
| Movimiento | Qué pasa en la práctica | Qué registro faltó |
|---|---|---|
| Recepción de proveedor | La mercancía se acomoda antes de darle entrada | La entrada de almacén con el documento del proveedor |
| Salida a venta o a producción | Se entrega el material y la requisición se captura después, o no se captura | La salida con destino y responsable |
| Traspaso entre almacenes | Sale de un almacén y se registra la entrada en el otro días después | El traspaso con origen y destino, en ambos lados |
| Devolución | El producto regresa al anaquel sin revisar su estado | La devolución con el estado del producto |
| Merma o daño | El material se desecha sin dejar nota | La baja con motivo |
| Préstamo o muestra | Sale "por un momento" y no regresa al registro | La salida temporal con fecha de regreso |
| Conteo mal hecho | Se cuenta una ubicación dos veces o se omite otra | El conteo por ubicación, no por artículo |
Para las salidas a producción, vea también el consumo de material registrado en producción.
Cuando un movimiento no tiene registro, la diferencia no aparece ese día. Aparece semanas después, en el conteo, y para entonces nadie recuerda qué la causó. El ajuste corrige el número, pero no el movimiento que lo descuadró, así que la misma diferencia vuelve a aparecer.
Los faltantes por robo pueden ocurrir, pero conviene descartar primero los movimientos sin registro: suelen ser más frecuentes y se pueden corregir.
Cómo se lleva hoy el control de inventarios en muchas empresas
Antes de hablar de sistemas conviene reconocer los documentos con los que se controla hoy un almacén. Casi todas las empresas usan una combinación de estos cuatro.
La requisición y la entrada de almacén en papel
Cada salida se anota en una requisición y cada recepción en una entrada de almacén, que después alguien captura. Si el papel se pierde o se captura tarde, el sistema queda atrás del almacén.
El kardex o la hoja de inventario en Excel
Una hoja por artículo o una tabla general con entradas, salidas y existencia. Se actualiza a partir de esos papeles, casi siempre al final del día o de la semana, y muchas veces se vuelve a capturar en el ERP.
El inventario físico de cierre
Una o dos veces al año se detiene la operación para contar todo. Encuentra las diferencias acumuladas, pero no explica cuándo ni por qué ocurrieron.
El ajuste a mano
Al terminar el conteo se corrige la existencia en el sistema para que coincida con lo contado. Si el ajuste no queda con motivo, la información para evitar la siguiente diferencia se pierde.
| Código | Descripción | Sistema | Conteo | Diferencia | Motivo |
|---|---|---|---|---|---|
| A-1024 | Cartucho de tóner | 120 | 115 | −5 | Salida sin requisición |
| B-0310 | Caja de cartón 40×30 | 480 | 520 | +40 | Recepción sin entrada registrada |
| C-2201 | Rollo de película stretch | 36 | 34 | −2 | Merma por daño, sin baja |
| D-0875 | Etiqueta térmica 4×6 (rollo) | 64 | 58 | −6 | (sin motivo) |
La última fila es la más común y la más cara: una diferencia que se ajusta sin saber de dónde vino.
El recorrido de una requisición
Inventario físico y conteo cíclico: cuándo usar cada uno
Inventario físico. Se cuenta todo el almacén en una sola jornada, normalmente con la operación detenida.
Conteo cíclico. Se cuenta una parte del inventario de forma periódica —ciertos artículos o ubicaciones cada día, semana o mes— hasta cubrir todo, sin detener la operación. También se le llama inventario cíclico.
| Inventario físico | Conteo cíclico | |
|---|---|---|
| Frecuencia | Una o dos veces al año | Continua, por partes |
| Operación | Se detiene | Sigue funcionando |
| Qué encuentra | Todas las diferencias acumuladas | Diferencias recientes, cuando todavía se puede rastrear su causa |
| Qué no resuelve | Por qué ocurrieron | Nada, si sus diferencias no se investigan |
El conteo cíclico solo sirve si cada diferencia que encuentra se investiga. Contar más seguido sin corregir la causa produce ajustes más frecuentes, no un inventario más confiable.
Conciliación de inventarios: cómo cerrar una diferencia paso a paso
Conciliar el inventario es comparar el sistema contra el físico y resolver cada diferencia hasta que ambos coincidan.
- 01
Corte de movimientos. Definir la hora a partir de la cual no se registran entradas ni salidas hasta terminar el conteo.
- 02
Conteo por ubicación. Contar cada ubicación una vez y anotar lo que hay, no lo que se espera encontrar.
- 03
Comparación por código y ubicación. Poner lado a lado la existencia en sistema y la contada.
- 04
Rastreo al movimiento. Para cada diferencia, buscar en la tabla de movimientos qué pudo causarla y qué documento lo confirma.
- 05
Ajuste con motivo y responsable. Corregir la existencia dejando registrado por qué y quién lo autorizó.
- 06
Corrección del registro que falló. Cambiar la forma en que se registra ese movimiento para que la diferencia no se repita.
El paso 6 es el que casi siempre se omite. Sin él, la conciliación se vuelve una tarea de cada mes.
Checklist: ¿su inventario depende de registros a mano?
Si responde que sí a tres o más, el control de inventarios de su empresa depende de registros a mano.
- Las entradas y salidas se anotan en requisiciones o formatos de papel.
- Alguien captura esos papeles en Excel o en el ERP después del movimiento.
- El inventario solo se cuenta completo una o dos veces al año.
- Los ajustes se hacen sin registrar el motivo.
- Los traspasos entre almacenes se registran en un lado antes que en el otro.
- Las mermas se tiran sin dejar registro.
- Hay una persona que "sabe cuánto hay de verdad", aunque el sistema diga otra cosa.
Qué debe registrar un sistema para que el inventario cuadre
Un sistema de control de inventarios no empieza por las pantallas. Empieza por los movimientos que hoy se anotan en papel, registrados donde y cuando ocurren.
| Dato | Dónde y cuándo se registra | Qué diferencia evita |
|---|---|---|
| Entrada con documento del proveedor | En el andén, al recibir | Mercancía acomodada sin existir en sistema |
| Salida con destino y responsable | En el almacén, al entregar | Material consumido que el sistema sigue mostrando |
| Traspaso con origen y destino | En ambos almacenes, al salir y al llegar | Existencias duplicadas o perdidas entre almacenes |
| Merma con motivo | Donde se detecta el daño | Faltantes sin explicación |
| Devolución con estado del producto | Al recibir la devolución | Producto dañado contado como disponible |
| Conteo cíclico por ubicación | En la ubicación, contra lo que dice el sistema | Diferencias detectadas meses después |
| Ajuste con motivo y responsable | Al autorizar el ajuste | Correcciones que nadie puede explicar |
Cuando cada movimiento se registra en el momento y en el lugar donde ocurre, cada ajuste queda con motivo y responsable, y el conteo cíclico se compara contra lo que dice el sistema, el reporte de diferencias por código, almacén y motivo sale sin armarlo a mano.
El ERP ya existe: por qué el almacén sigue en papel
Muchas empresas ya tienen un ERP —Aspel, CONTPAQi, SAP Business One, Odoo u otro— y aun así controlan el almacén con requisiciones y hojas de cálculo. No es una contradicción.
El ERP suele concentrar compras, ventas, costos y existencias: la información que se genera en la oficina. Los movimientos ocurren en el pasillo, en el andén y en la línea, lejos del escritorio donde se captura el ERP.
Por eso los movimientos entran al sistema al final: alguien toma las requisiciones y las captura. El ERP recibe el movimiento tarde, a veces agrupado, y a veces nunca.
La brecha no se cierra cambiando de ERP. Se cierra registrando cada movimiento donde ocurre y entregando ese registro al ERP que ya usa, sin volver a capturarlo.
Software de inventarios: cuándo comprar y cuándo construir
No toda empresa necesita un sistema propio. Antes de construir algo, conviene saber si un producto comercial resuelve el problema.
| Un producto comercial le conviene cuando… | Una aplicación interna tiene sentido cuando… |
|---|---|
| Vende en mostrador o en tienda, con un catálogo estándar. | Sus movimientos, documentos o reglas son propios de su operación. |
| Su almacén funciona como el de la mayoría de su giro. | Adaptar la operación al software le costaría más que el software. |
| Le bastan los reportes que el producto trae. | Necesita reportes de diferencias con sus propios motivos y ubicaciones. |
| No le preocupa que los datos se guarden en servidores de un tercero. | Los datos de inventario y costos deben quedarse en sus servidores. |
| No necesita conectarlo con su ERP, o el producto ya se conecta con él. | Los movimientos deben llegar al ERP que ya usa, sin volver a capturarlos. |
Si un producto comercial se ajusta a su operación, cómprelo. Si creemos que es su caso, se lo diremos en la primera conversación.
Cómo pasar de la hoja de conteo a un registro en almacén
Así trabajamos en Altza Labs cuando el proceso no cabe en un producto comercial:
Revisamos los documentos reales.
Las requisiciones, el kardex, la hoja de conteo y el reporte de diferencias que usan hoy.
Recorremos un día de movimientos.
Dónde se recibe, dónde se entrega, quién anota, quién captura y cuándo llega la información al ERP.
Definimos qué se registra y dónde.
Qué movimientos se registran en el momento, cómo quedan los ajustes y qué reporte de diferencias sale sin armarlo a mano.
Construimos y ajustamos con quienes lo van a usar.
Las personas del almacén prueban el registro antes de dejar el papel.
La aplicación se instala en la infraestructura de su empresa: los datos de inventario no salen de su operación y el sistema no depende de una suscripción externa para seguir funcionando.
Conozca cómo trabajamos: primero la operación.
No somos un equipo grande ni hemos completado implementaciones a gran escala; si su proyecto excede nuestro alcance, se lo diremos desde el principio.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un kardex y para qué sirve?
Es el registro de cada artículo con sus entradas, salidas y existencia resultante. Sirve para saber cuánto debería haber y qué movimientos lo explican. Solo es confiable si cada movimiento llega a él; una requisición sin capturar deja al kardex mostrando existencias que ya no están.
¿Cada cuánto conviene hacer inventario físico?
Depende del volumen de movimientos y del valor de lo que se almacena. Muchas empresas hacen un inventario físico completo al año y conteos cíclicos durante el resto. Lo importante no es la frecuencia, sino investigar cada diferencia mientras todavía se puede rastrear su causa.
¿Cómo se calcula la diferencia de inventario?
Diferencia = existencia contada − existencia en sistema, por código y por ubicación. Un resultado negativo es un faltante y uno positivo un sobrante. Para valorarla, se multiplica la diferencia por el costo unitario del artículo.
¿Necesito cambiar mi ERP para que el inventario cuadre?
No necesariamente. En muchas empresas el ERP funciona bien para compras, ventas y costos; lo que falta es registrar los movimientos donde ocurren. Una aplicación que los registre en el almacén puede entregarlos al ERP que ya tiene, sin volver a capturarlos.
¿Dónde quedan los datos si se construye un sistema propio?
En la infraestructura de su empresa. La aplicación se instala en sus servidores, así que la información de inventario, costos y proveedores no pasa por servicios de terceros ni depende de una suscripción externa para seguir funcionando.
Envíenos la hoja de conteo que usan hoy
Con las requisiciones, el kardex o el reporte de diferencias que su almacén usa hoy podemos decirle qué movimientos se pueden registrar donde ocurren y qué reporte saldría solo. Si un producto comercial le conviene más, también se lo diremos.
Sus datos se tratan conforme a nuestro Aviso de Privacidad.